Zoom + Smarsh如何帮助金融公司保持在家工作合规性

作者:中目云会议 来源:新闻中心 日期:2020-09-01 10:05:52 阅读 213次
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对于从事金融服务的公司而言,在危机中在家工作并保持工作正常进行可能是一个挑战。无论是从传统的办公场所转变为经纪交易商,还是想与客户进行虚拟会面的投资顾问,还是通过视频和Messenger进行贷款采访的银行,在线会议和通讯都已成为特别可行的选择。
美国金融业监管局(FINRA)要求通过短信应用程序或聊天服务进行通信的金融公司首先确保其可以保留这些通信的记录,这是SEA规则17a-3和17a-4以及FINRA规则所要求的4511.此外,FINRA近期发布了COVID-19指南,并期望公司保持对在家工作的员工的监控要求。
无论工作在哪里进行,专业电子通信都将继续可靠地归档,以进行监控和金融服务正常进行。
好消息是,有一些解决方案可以协同工作,以便金融公司可以实施流行的消息解决方案并保持正常进行,而Zoom + Smarsh集成就是一个例子。
为什么选择Zoom + Smarsh
Smarsh与Zoom集成在一起,以捕获和存档通过聊天发送的聊天消息和文件。这使公司可以使用Zoom进行通信,并有信心满足FINRA合规性要求—在远程工作环境中实现双赢。

Zoom + Smarsh集成可通过以下方式帮助组织保持合规性:
全面的存档和搜索:对于启用集成并且必须保持合规性的公司,Smarsh为通过会议,电话和Zoom聊天产生的内容提供存档支持。上下文数据的高级搜索和显示使生产,监督和对帐功能更加有效。
内容审核:您的合规团队可以检查内容是否包含敏感信息,可疑行为和/或侮辱性语言。管理员可以查看策略,这些策略在消息中标记关键字并查明违规行为。
导出到安全的上下文感知存档:将Zoom通信捕获并导出到Smarsh Connected存档,不可变的上下文感知内容存储或任何其他存档或ECM解决方案。
员工福利咨询和管理公司Sentinel Benefits&Financial Group的营销副总裁Danielle Nolan说:“对于像我们这样的企业,指导很明确。我们需要能够保留我们的通讯信息,以履行我们的监管义务。Zoom帮助我们的远程员工进行沟通和协作,Smarsh提供了用于记录保留和监督的解决方案。两者的结合使我们两全其美。”
远程工作和保持合规性的实践
对于需要在此在家工作环境中保持电子通信合规性的组织,一些其他建议:
长期计划:为所有通信渠道(包括Zoom)拥有完全可扩展的存档系统至关重要。企业应考虑自己的义务,并计划在当前危机及以后的危机中保持连续性。 
培养远程办公文化:在家工作是新常态。员工将必须养成新习惯,保持文件记录以履行监管义务,并保持公司及时掌握新情况。由于疫情前,没有出现远程工作的现象,疫情后,远程工作也不会消失。
检查您的系统:如果未正确配置工具,仅实施工具是不够的。需要捕获和存档内容,以遵守法规记录保留义务。与您的实施团队一起测试您的流程。
培训:还必须准备需要遵守监控要求的员工。合规培训将是关键,他们应配备必要的指导以促进远程工作并保持合规。

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